Control de encargos de tasación
Si para saberlo hay que abrir el Excel, llamar a tres técnicos y rebuscar en el correo, ya tienes la respuesta: no lo sabes. Nadie en la delegación lo sabe.
EVI sí. Y lo sabe el técnico, la delegación, la central y el cliente, cada uno con lo que le corresponde.
El punto de partida
Cuatro mil filas al año en una sola delegación. Seis pestañas que nadie cuadra entre sí. Y todo lo que hay dentro se ha tecleado dos veces: una en Borsan y otra en el Excel.
Ese Excel cuenta lo que pasó. No avisa de lo que está pasando ahora, ni de lo que se va a incumplir mañana.
El mismo expediente, visto por los cuatro a la vez
Un piso en Alcúdia, garantía hipotecaria, banco destino Banca March. De la llamada a la firma, paso a paso. Fíjate en la franja naranja: es todo lo que ocurre sin que nadie lo teclee.
—
La documentación, documento a documento
Se acabó el «falta documentación» escrito en una casilla. Cada documento tiene dueño, fecha y estado, y de ahí sale solo todo lo demás: el color de la fila, el aviso al cliente y la medición de cuánto tarda cada uno en aportar lo suyo.
La tenemos, adjunta y en vigor.
Pedida al cliente. Curso normal, dentro de plazo.
Se insiste. Abre incidencia y avisa al cliente.
Solo la nota simple caduca, a los tres meses.
La situación del inmueble no la exige.
Lo solicitado que no llega pasa a reclamado sin que nadie se acuerde. Se abre incidencia, se avisa al cliente y queda contando el tiempo. Cuando el documento entra, la incidencia se cierra y el sistema sabe cuántos días tardó.
Nadie ha apuntado nada. La medición sale del propio trabajo.
Si el inmueble está alquilado y el cliente no lo declaró, el técnico lo marca desde su móvil. La documentación del alquiler se añade sola, ya reclamada, y salta el aviso a la delegación y al cliente en el mismo momento.
Antes eso era una llamada, un correo y, con suerte, una nota en el Excel.
Lo que deja de sonar
El ahorro no está en teclear más rápido. Está en las llamadas que ya no hace falta hacer y en el control que se rellena solo.
Sobre estos supuestos, deliberadamente cortos: uno de cada tres expedientes necesita al menos una reclamación de documentación, con dos contactos cada uno; uno de cada cuatro clientes llama para preguntar el estado; cada llamada se lleva cuatro minutos con la búsqueda previa; rellenar el control cuesta tres minutos por expediente. Coste de administración, catorce euros la hora.
El cliente entra con su DNI y lee, en castellano llano, en qué punto está. Desde que se le envía la hoja de encargo hasta que descarga el informe firmado: quince situaciones distintas, y en cada una sabe quién tiene la pelota.
El cliente ve la lista exacta de lo que falta y a dónde enviarlo. Cuando llega, quien la recibe la marca y el técnico se entera en el acto, sin reenviar correos.
Su estado está en la pantalla. Y si algo se atasca, el aviso salta antes de que el banco llame, no después.
Control en todo momento, por todas las partes
Todos ven la verdad al mismo tiempo. Lo que cambia es cuánta.
Solo sus expedientes, con el semáforo visible sin abrir nada. Agenda la visita con día y hora, marca lo que recibe, resuelve notas de control.
Ve el prevalor. No ve los honorarios.
Todo el circuito: bandeja comercial, asignación, carga por técnico, agenda de visitas por zona, incidencias y reclamaciones.
La asignación se bloquea al asignar. Nadie la cambia por error.
El estado y los plazos de toda la red, sin pedirle un Excel a nadie. Cumplimiento por entidad, producción y tiempos por delegación.
En delegaciones en franquicia, esta vista está apagada salvo que la delegación la comparta.
El estado de su informe, la fecha y hora de la visita, la lista de lo que debe aportar y el botón de descarga cuando está firmado.
No ve técnico, ni prevalor, ni honorarios, ni notas de control.
El particular entra por hoja de encargo, presupuesto y pago. La centralizada llega ya adjudicada desde Borsan y se da de alta directa, sin presupuesto. A partir del alta, las dos se comportan igual.
Cada entidad trae lo suyo: sus plazos de visita y entrega, su documentación obligatoria y sus peculiaridades para el informe. Banca March y Cajamar exigen certificado energético; BBVA quiere ITE, urbanismo y ascensor reflejados. La aplicación se lo recuerda al tasador mientras redacta.
Se descarga cuando se quiera, siempre al día, en una sola hoja con banda de color por tema, filtros y semáforos: expedientes, indicadores, tiempos por técnico, documentación, incidencias y reclamaciones.
El equipo conserva su forma de trabajar. Lo que desaparece es el teclearlo.
Lo que hoy no existe
Los datos
El archivo oficial del expediente sigue siendo Borsan. Guardar menos es la mejor medida de seguridad que hay.
Cómo se empieza
Entidades y sus plazos, tasadores, documentación obligatoria por banco, marca y colores. Lo que cambia entre tasadoras es configuración, no programación.
Cada delegación lee sus propios encargos de Borsan con sus credenciales. No hace falta pedir permiso arriba ni cambiar cómo trabaja nadie.